Dalam suatu proyek konstruksi, banyak sekali pihak yang terlibat. Pertukaran informasi menjadi sesuatu yang krusial dan kompleks. Tidak mudah mencari gambar terbaru yang telah disetujui. Menggunakan gambar dengan versi yang tidak sesuai tentu beresiko menghambat jalannya proyek.
Common Data Environment (CDE) digunakan untuk menjawab masalah ini:
Bagaimana memastikan semua orang bekerja menggunakan informasi yang benar, pada waktu yang sesuai, dengan status yang jelas?
Apa itu CDE?
Secara harfiah, CDE dapat diterjemahkan sebagai lingkungan bersama untuk mengelola informasi proyek. CDE mengatur bagaimana informasi dibuat, diperiksa, dibagikan, disetujui, digunakan, dan akhirnya diarsipkan.
Proyek konstruksi pada dasarnya adalah pekerjaan kolaboratif. Masalahnya, setiap pihak memiliki cara kerja, software, dan sistem penyimpanan yang berbeda.
Sebuah proyek konstruksi ada banyak pihak yang terlibat, setidaknya ada:
- Arsitek
- Perencana Struktur dan MEP
- Kontraktor
- Subkontraktor
- Pemilik proyek
- MK
Masing-masing menghasilkan informasi saat melakukan pekerjaannya. Semua informasi itu harus dikelola. Ada shop drawing, as built drawing, model BIM, spesifikasi, laporan pekerjaan, foto dokumentasi, dan berbagai dokumen lainnya.
Arsitek mungkin bekerja dengan model dan drawing. Structural engineer memiliki model struktur sendiri. Kontraktor memiliki shop drawing. Subkontraktor mungkin memiliki gambar fabrikasi yang hanya dibutuhkan oleh subkontraktor tersebut, dan tidak berarti ditangan arsitek misalnya. Dokumen-dokumen tersebut selalu diperbarui untuk menyesuaikan permintaan klien dan kondisi di lapangan.
Tanpa pengelolaan informasi yang baik, sulit mengetahui gambar mana yang relevan untuk pelaksanaan proyek tersebut. Apakah gambar yang dirilis bulan lalu masih relevan? Atau sudah ada update baru? Gambar mana yang bisa saya pakai?
CDE memberikan mekanisme dan platform untuk mengeliminasi masalah tersebut.
CDE Bukan Hanya Sekedar Shared Folder
Kalau dilihat sekilas, CDE tampak seperti cloud storage pada umumnya. Seperti Google Drive, OneDrive, SharePoint, atau network folder. Semuanya bisa menyimpan file.
Tetapi ada perbedaan mendasar. Shared folder pada dasarnya menjawab: “Di mana kita menyimpan file?”
Sedangkan CDE harus menjawab: “Bagaimana informasi tersebut dikelola sepanjang proses proyek?”
Misalnya kita mempunyai sebuah drawing. Dalam shared folder, kita hanya melihat file seperti halnya di file explorer: Architecture Set.pdf
Dalam CDE, kita dapat mengetahui lebih banyak:
- Siapa yang membuatnya?
- Revisi mana yang merupakan dokumen saat ini?
- Kapan dibuat?
- Statusnya apa?
- Apakah sudah direview?
- Apakah sudah disetujui?
- Siapa yang menyetujuinya?
- Apakah drawing ini masih berlaku?
- Apakah ada versi sebelumnya?
CDE memberikan konteks di sekeliling file tersebut.
Lalu apakah kita dapat menggunakan storage pada umumnya sebagai CDE? Tergantung dari kebutuhan proyek dan bagaimana pengelolaan informasi tersebut. SharePoint memiliki versi juga yang akan bertambah saat dokumen diupdate dan siapa yang melakukan perubahan. Namun pada umumnya tidak ada mekanisme yang mengatur kapan versinya dapat berubah. Setiap pengeditan dan penyimpanan file akan menambah versi di SharePoint. Kecuali kita mensepakati bagaimana pengelolaan versi tersebut, akan sangat sulit melacak perubahan dokumen.
Berbeda dengan solusi yang memang dibuat untuk CDE, umumnya memiliki mekanisme untuk “publish” dokumen yang menaikkan versi. Kita bisa menyimpan file tersebut 100x, tapi selama belum dipublish maka versinya tidak berubah.
Anda juga mungkin akan perlu membuat dokumen terpisah untuk menunjukkan approval dokumen yang dipublish di storage.
CDE Sebagai Information Container
Jika anda telah mengeksplor CDE cukup dalam, anda akan sering mendengar istilah Information Container. Suatu information container adalah tempat penyimpanan informasi yang dapat dikelola sebagai satu kesatuan. Dalam CDE, information container ini sering berupa folder.
Yang menarik adalah walaupun seringkali informasi ini berupa file (file dapat berisikan informasi gambar, dokumen, spefisikasi, dsb) namun informasi juga berupa metadata dari file tersebut. Kita juga perlu mengetahui revisi, status, siapa yang bertanggung jawab, dan informasi lain yang berkaitan dengannya.
Informasi ini sangat penting ketika proyek mulai menjadi besar dan melibatkan banyak pihak.
Information Lifecycle
Salah satu konsep yang paling mudah digunakan untuk memahami CDE adalah bahwa informasi memiliki lifecycle. Secara sederhana, informasi dapat bergerak melalui beberapa tahap:
WIP – Shared – Published – Archived
Anda mungkin sering melihat bagaimana lifecycle ini diatur dalam struktur folder.
1. WIP – Work in Progress
Ini adalah informasi yang masih dikembangkan. Misalnya desain struktur yang masih dibuat oleh beberapa perencana struktur, dan belum siap digunakan oleh pihak lain.
2. Shared
Setelah informasi selesai dibuat dan disepakati secara internal, informasi ini dapat dibagikan kepada pihak lain. Misalnya desain struktur yang sudah selesai dan bisa digunakan sebagai referensi desain HVAC.
Informasi tersebut sekarang tersedia untuk digunakan oleh pihak lain, tetapi belum menjadi dokumen final.
3. Published
Setelah dokumen yang dishare para stakeholder telah direview dan disetujui, informasi dapat diterbitkan sebagai informasi yang resmi. Misalnya For Tender, For Construction, dan sebagainya.
Kontraktor biasanya belum bisa melihat dokumen WIP dan Shared. Baru ditahap publish ini kontraktor dapat mengakses dokumen tersebut.
4. Archived
Ketika sebuah revision atau informasi sudah tidak digunakan lagi, informasi tersebut tidak dihapus namun dipindahkan ke Archive. Dengan adanya archieve atau arsip ini, kita bisa melacak dokumen sebelumnya jika diperlukan.
Pentingnya workflow di CDE
Di sinilah perbedaan CDE dengan folder penyimpanan menjadi semakin jelas. Setiap tahapan lifecycle informasi diatur dengan folder. Perpindahan informasi dari satu tahap ke tahap lainnya perlu audit trail. Siapa yang mengajukannya? Siapa yang menyetujui gambar tersebut dipublish? Dengan generic cloud storage, kita harus mengkopi file dari satu folder ke folder lain. Sekali lagi, bisa dilakukan tapi mungkin perlu ada dokumen tambahan yang menyatakan informasi itu sudah disetujui untuk dipublish.
CDE menyediakan workflow yang memungkinkan persetujuan itu disimpan sebagai metadata dan file dikopi secara otomatis ke tahap lifecycle berikutnya.
Karena itu, CDE bukan hanya tentang teknologi penyimpanan. Yang sama pentingnya adalah aturan dan proses yang mengatur pergerakan informasi.
CDE Mengatur Siapa dan Kapan Informasi Dapat Diakses
Kesalahpahaman lain yang cukup umum adalah karena semua informasi disimpan di CDE maka semua informasi dapat dilihat oleh semua orang.
Subkontraktor, misalnya, dapat memiliki informasi internal yang hanya digunakan oleh timnya sendiri. Ketika informasi tersebut sudah siap untuk dibagikan kepada kontraktor utama, barulah informasi tertentu dipublish atau dibagikan sesuai proses proyek.
Jadi CDE juga berkaitan dengan pengaturan:
- Siapa yang boleh melihat informasi
- Siapa yang boleh mengubahnya
- Siapa yang bertanggung jawab
- Kapan informasi boleh dibagikan (shared)
- Kapan informasi dianggap resmi (published)
Di Autodesk Forma (dulu ACC) pengaturan ini diatur dengan permission. Setiap jenis informasi memiliki tingkat access permission sendiri, sehingga kerahasiaan data juga terjaga. Ini akan menjadi semakin penting ketika kita membahas proyek dengan banyak stakeholder.
Jadi, apa sebenarnya CDE?
Pada dasarnya kita bisa menyederhanakan CDE menjadi tiga hal:
- Informasi
Informasi apa yang kita kelola: model, drawing, document, data, dan informasi lainnya. - Konteks
Informasi tentang informasi tersebut – siapa yang membuat, revision, status, approval, dan history. - Workflow
Bagaimana informasi tersebut bergerak – dari pekerjaan internal, dibagikan, direview, disetujui, digunakan, hingga diarsipkan.
Jadi, CDE lebih tepat dilihat sebagai:
Lingkungan yang membantu semua pihak mengelola dan menggunakan informasi proyek melalui proses yang disepakati.
Kita akan bahas lebih jauh tentang CDE di artikel-artikel selanjutnya!
